Se te acaba justo lo que más vendes y, al mismo tiempo, tienes anaqueles llenos de producto que nadie pide. Los dos errores cuestan dinero: el faltante te hace perder la venta (y a veces al cliente), y el sobre-stock inmoviliza tu capital y llena tu bodega de caducidades. El punto de reorden bien calculado es la herramienta que evita ambos extremos, producto por producto.
Qué es el punto de reorden y por qué no es un número fijo para todo
El punto de reorden es la cantidad de existencia a la que, cuando llegas, debes lanzar un nuevo pedido para que la mercancía llegue antes de quedarte en cero. No es un "mínimo" que copias igual para todos los productos: depende de qué tan rápido se vende cada clave y de cuánto tarda ese proveedor en surtirte. Un antigripal de alta rotación y un producto de nicho que vendes una vez al mes no pueden tener el mismo umbral.
La fórmula base es sencilla y práctica para una farmacia:
- Consumo promedio diario: cuántas piezas vendes al día de esa clave (por ejemplo, 8 cajas).
- Tiempo de entrega del proveedor (lead time): cuántos días tarda desde que pides hasta que llega (por ejemplo, 3 días).
- Stock de seguridad: el colchón para picos de demanda o retrasos del distribuidor (por ejemplo, 2 días de venta extra).
Punto de reorden = (consumo diario × días de entrega) + stock de seguridad. Con los números del ejemplo: (8 × 3) + (8 × 2) = 40 piezas. Cuando bajas a 40, se dispara la compra. Así llegas al reabasto sin perder venta ni cargar de más.
Stock de seguridad: cuánto colchón sin pasarte
El stock de seguridad protege contra dos cosas: que un día se venda más de lo normal y que el proveedor se atrase. Cuánto poner depende de la criticidad del producto y de qué tan confiable es quien te surte. Un criterio útil:
- Alta rotación y proveedor confiable: colchón chico (1 a 2 días). No necesitas cargar inventario porque el reabasto es ágil.
- Alta rotación y proveedor irregular: colchón mayor, porque el costo de quedarte sin ese producto es perder ventas seguras.
- Baja rotación: colchón mínimo o cero. Aquí el riesgo real es la caducidad, no el faltante.
La clave es que ese colchón se calcule con tus datos de venta reales, no "a ojo". Ahí es donde un sistema que registra cada venta te da la ventaja, porque el consumo promedio se actualiza solo conforme cambia la demanda de temporada.
Sugerencias de compra automáticas: dejar de comprar por memoria
El problema de calcular el punto de reorden a mano es que una farmacia maneja miles de claves. Nadie revisa cinco mil productos uno por uno cada semana. Por eso el reorden solo funciona cuando el software lo vigila por ti: cuando una clave cruza su umbral, aparece en una sugerencia de compra con la cantidad recomendada, agrupada por proveedor.
Eso convierte la compra en una revisión de 10 minutos en lugar de una adivinanza. Revisas la lista, ajustas lo que tu criterio de dueño te dicte (una promoción próxima, una temporada de gripa) y generas la orden. Si además el sistema conoce tus márgenes por producto, priorizas la inversión en lo que sí te deja dinero.
Reorden y caducidades: el equilibrio que sí importa
Comprar de más no solo inmoviliza capital: en farmacia se convierte en merma por caducidad. Por eso el punto de reorden y el control de fechas de vencimiento van juntos. Si tu sistema maneja lotes con FEFO (primero en caducar, primero en salir), el reorden deja de generar montañas de producto que se te va a vencer, porque ajusta la compra al ritmo real de salida. Comprar bien y vender por fecha de caducidad son las dos mitades del mismo problema. Si quieres ver los tropiezos más comunes, revisa los 7 errores de inventario en farmacia.
Problema → cómo lo resuelve el software
| Problema en la operación | Cómo lo resuelve el software |
|---|---|
| Se agota lo que más vendes y pierdes la venta | Alerta y sugerencia de compra automática cuando la clave llega a su punto de reorden |
| Compras "a ojo" y cargas producto que no rota | Cantidad sugerida calculada con el consumo real de cada producto |
| Revisar miles de claves a mano es imposible | El sistema vigila todo el catálogo y solo te muestra lo que hay que pedir |
| El tiempo de entrega del proveedor cambia y te agarra sin stock | Lead time y stock de seguridad configurables por producto o proveedor |
| El sobre-stock se convierte en caducidades | Reorden ligado a FEFO para comprar al ritmo de salida real |
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debo actualizar el punto de reorden de mis productos?
Idealmente no lo actualizas tú: el sistema recalcula el consumo promedio conforme registras ventas, así que el umbral se ajusta solo. Basta con revisar manualmente los productos de temporada (gripa, alergias) unas semanas antes del pico.
¿El punto de reorden sirve para productos de muy baja rotación?
Sí, pero con lógica distinta: en esos casos el objetivo no es evitar el faltante sino no acumular. El sistema puede sugerir compras mínimas o solo bajo pedido, para que no inmovilices capital ni acumules caducidades.
¿Necesito un inventario perfecto para que funcione?
Necesitas un inventario confiable, que es distinto a perfecto. Al capturar cada venta y cada entrada, el sistema mantiene la existencia al día; conviene arrancar con un conteo físico inicial para partir de datos reales.
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