De la consulta a la factura: el flujo completo en OdontoWare

Este es un recorrido de producto, no el caso de ningún paciente real: describe cómo se conectan las pantallas de OdontoWare, sin cifras inventadas ni un consultorio en particular. La pregunta que resuelve es simple: cuando un paciente pasa por consulta, tratamiento, cobro y factura, ¿cuántas veces vuelve a capturarse su nombre, su diagnóstico o sus datos fiscales? Aquí ves el recorrido completo, paso a paso, y dónde deja de repetirse el mismo dato.

1. El paciente llega a consulta

El paciente agenda por el portal, por teléfono o por WhatsApp, y quien lo recibe abre su misma ficha desde la agenda del día. Si ya es paciente, el odontólogo ve ahí mismo su historial previo, sin cambiar de pantalla ni buscar un expediente aparte.

2. El odontólogo captura hallazgos en el odontograma

Durante la revisión, el odontólogo registra en el odontograma digital los hallazgos diente por diente, junto con el motivo de consulta y los factores de riesgo que exige el expediente clínico dental conforme a la NOM-013-SSA2-2015. Ese odontograma queda ligado a la misma ficha del paciente, con historial de visitas anteriores visible en la misma pantalla.

3. Del odontograma sale el plan de tratamiento por etapas

Con los hallazgos ya registrados, se arma el plan de tratamiento del catálogo de la clínica: qué se va a hacer, en qué orden y en cuántas fases. El paciente firma el presupuesto y, conforme avanza cada etapa, su estatus —pendiente, agendada, completada— queda visible en el mismo expediente, como se explica en planes de tratamiento dental: cómo cotizar y no perder ingresos por seguimiento. Antes de iniciar un procedimiento que lo requiere, el consentimiento informado se firma y queda integrado al expediente, no en un papel aparte.

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4. Se cobra la etapa terminada, con anticipo o de contado

Al cerrar cada etapa del plan de tratamiento se registra el cobro, ya sea el anticipo acordado al aceptar el presupuesto o el pago de esa fase en particular. El cobro se aplica directamente al tratamiento del paciente, con enlace de pago o en el consultorio, sin que alguien tenga que llevar aparte la cuenta de qué se ha pagado y qué falta.

5. La factura CFDI 4.0 se timbra sobre la misma ficha

Con el cobro registrado, timbrar el CFDI 4.0 no requiere volver a capturar los datos fiscales del paciente: usa los mismos datos de su ficha, con tu propia cuenta de facturación electrónica (PAC) y tu CSD del SAT. Si el tratamiento se cobra por fases, cada cobro puede facturarse ligado a esa fase del plan, en lugar de reconciliar manualmente al final.

Un solo expediente, no cinco capturas

Paso	Qué se captura	Sobre qué registro
1. Consulta	Cita, historial previo del paciente	Ficha del paciente
2. Odontograma	Hallazgos, motivo de consulta, factores de riesgo	Misma ficha del paciente
3. Plan de tratamiento	Etapas, presupuesto, consentimiento informado	Misma ficha del paciente
4. Cobro	Anticipo o pago por etapa	Misma ficha del paciente
5. Factura	CFDI 4.0 timbrado con datos fiscales	Misma ficha del paciente

Cinco pasos, un solo lugar donde vive el dato del paciente. Eso es lo que se pierde cuando el odontograma vive en papel, el presupuesto en un documento suelto y el cobro en una libreta aparte: cada paso vuelve a pedir el mismo nombre o el mismo RFC, y cada vez que se teclea a mano es una oportunidad de que algo no coincida.

Preguntas frecuentes

¿Necesito capturar los datos del paciente varias veces durante su visita?
No. Desde que se agenda la cita hasta que se timbra la factura de la etapa cobrada, todo el recorrido ocurre sobre la misma ficha del paciente.

¿El plan de tratamiento se cobra todo de una vez?
No necesariamente. Un plan por etapas puede cobrarse por fase, conforme se van completando, en lugar de exigir el total desde el inicio.

¿Puedo facturar con mi propia cuenta de facturación electrónica?
Sí. La facturación CFDI 4.0 se timbra con tu propia cuenta de facturación electrónica (PAC) y tu CSD del SAT, no con una cuenta genérica del proveedor del software.