Este es un recorrido de producto, no el caso de ningún despacho ni cliente real: describe cómo se conectan las pantallas de ServiWare, sin cifras inventadas ni una empresa en particular. La pregunta que resuelve es simple: cuando una cotización se acepta o una iguala corre, ¿cuántas veces se vuelve a capturar el mismo cliente, el mismo proyecto o el mismo cobro antes de llegar a la factura? Aquí ves el recorrido completo, paso a paso, y dónde deja de repetirse el dato.
1. La cotización aceptada abre el proyecto; la iguala corre aparte
Cuando el cliente acepta una cotización, nace el proyecto: se abre de precio fijo, con el título de la propuesta y su total como presupuesto, sobre el mismo registro del cliente. La iguala es otra cosa: un contrato recurrente aparte, que cada mes genera una corrida de cobro y no crea proyectos por sí sola.
2. Horas y gastos se registran contra el proyecto
Conforme el equipo trabaja, cada quien registra sus horas y, si aplica, sus gastos reembolsables directamente sobre ese proyecto. Si el proyecto vive dentro de una iguala, esas horas descuentan del consumo incluido en el contrato recurrente; si es un proyecto por cotización, se acumulan para saber cuánto llevas avanzado y cuánto margen deja.
3. La factura sale del proyecto, timbrada como pago en una sola exhibición (PUE)
Cuando toca facturar, la factura se genera desde las horas facturables de un proyecto por horas, o desde la corrida mensual de una iguala, con los conceptos y montos que ya se trabajaron: no se vuelve a teclear desde cero. Facturar y timbrar son acciones tuyas, desde la pantalla de facturación (disponible desde el plan Despacho Pro). Los proyectos de precio fijo que nacen de una cotización todavía no tienen factura automática, y los gastos del proyecto se registran aparte: la factura sale de las horas, no de los gastos. Las facturas que crea la pantalla salen por omisión como pago en una sola exhibición (PUE), sin que la interfaz permita elegir PPD según cómo vaya a pagar el cliente. Puedes ver el detalle de cuándo la ley exige usar PPD en su lugar en facturación CFDI 4.0 para empresas de servicios, y el hallazgo verificado en el código en ServiWare timbra PUE por omisión y nunca genera el complemento de pago.
4. El cobro se registra en cuentas por cobrar; el complemento de pago (REP) hoy es aparte
Cuando el cliente paga, el cobro se registra ligado a esa factura y queda visible en cuentas por cobrar, con el saldo restante y los días de atraso a la vista. Lo que el sistema no hace todavía es generar el complemento de recepción de pagos (REP) que exige el SAT cuando una factura se cobra después de emitida: ese trámite, y el control de su plazo, corren hoy fuera de ServiWare. El detalle del plazo y de la multa si se pasa está en complemento de pago (REP): el plazo que tiene tu despacho y la multa si no lo cumples.
5. El portal del cliente: documentos solicitados y firma por enlace
El cliente tiene su propio portal donde sube los documentos que le solicitas. La firma electrónica (desde el plan Despacho Pro) la hace desde el enlace de firma que le envías, no dentro del portal. El portal no muestra facturas, pagos ni entregables: el estado de cuenta se lo envías tú. Es el mismo registro del cliente que ya tienes en ServiWare, solo que expuesto a quien le corresponde verlo.
Un solo proyecto, no capturas sueltas
| Paso | Qué se captura | Sobre qué registro |
|---|---|---|
| 1. Cotización aceptada o iguala | Cotización: título y total como presupuesto del proyecto. Iguala: contrato recurrente con corridas mensuales | Proyecto (cotización) o iguala |
| 2. Horas y gastos | Tiempo del equipo y gastos reembolsables | Mismo proyecto |
| 3. Factura | CFDI 4.0, por omisión en PUE; la lanzas y la timbras tú | Horas del proyecto o corrida de la iguala |
| 4. Cobro | Pago recibido y saldo en cuentas por cobrar (el REP corre aparte del sistema) | Misma factura |
| 5. Portal del cliente | Documentos solicitados; la firma electrónica va por enlace (no muestra facturas, pagos ni entregables) | Mismo registro del cliente |
Cinco pasos, un solo lugar donde vive el dato del cliente, su proyecto y su iguala. Eso es lo que se pierde cuando la cotización vive en un correo, las horas en una hoja de cálculo y la factura se captura aparte: cada paso vuelve a pedir el mismo dato, y cada vez que se teclea a mano es una oportunidad de que algo no cuadre. El complemento de pago, mientras tanto, sigue siendo un trámite que corre fuera de ServiWare.
Preguntas frecuentes
¿La factura se captura aparte del proyecto?
No. La factura se genera desde las horas facturables de un proyecto por horas o desde la corrida de una iguala, con los conceptos y montos que ya se trabajaron, sin volver a teclearlos. La factura y el timbrado los lanzas tú.
¿ServiWare factura en PUE o en PPD según cómo me paga el cliente?
Las facturas que crea la pantalla salen por omisión en pago en una sola exhibición (PUE), sin importar si el cliente paga completo al momento o en abonos después, y la interfaz no permite elegir PPD. Si tu caso exige PPD y su complemento de pago (REP), ese trámite corre aparte del sistema por ahora — el detalle verificado en el código está en ServiWare timbra PUE por omisión y nunca genera el complemento de pago.
¿Qué puede hacer el cliente en su portal?
En su portal el cliente sube los documentos que le solicitas; la firma electrónica (desde Despacho Pro) la hace desde el enlace que le envías. El portal no muestra facturas, pagos ni entregables.
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Te mostramos en vivo cómo una cotización aceptada o una iguala pasa por proyecto, horas, factura y cobro sin volver a capturar los mismos datos.
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