De la iguala a la factura: el flujo completo en ServiWare

Este es un recorrido de producto, no el caso de ningún despacho ni cliente real: describe cómo se conectan las pantallas de ServiWare, sin cifras inventadas ni una empresa en particular. La pregunta que resuelve es simple: cuando una iguala o una cotización se acepta, ¿cuántas veces se vuelve a capturar el mismo cliente, el mismo proyecto o el mismo cobro antes de llegar a la factura? Aquí ves el recorrido completo, paso a paso, y dónde deja de repetirse el dato.

1. La iguala o la cotización aceptada abre el proyecto

Cuando el cliente acepta una cotización, o cuando ya tiene una iguala vigente con tu despacho, de ahí nace el proyecto: mismos conceptos, mismo alcance, misma tarifa que ya autorizó. El proyecto no se vuelve a capturar aparte con datos distintos a los que el cliente aprobó.

2. Horas y gastos se registran contra el proyecto

Conforme el equipo trabaja, cada quien registra sus horas y, si aplica, sus gastos reembolsables directamente sobre ese proyecto. Si el proyecto vive dentro de una iguala, esas horas descuentan del consumo incluido en el contrato recurrente; si es un proyecto por cotización, se acumulan para saber cuánto llevas avanzado y cuánto margen deja.

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3. La factura sale del proyecto: PUE o PPD según corresponda

Cuando toca facturar, la factura se genera desde el mismo proyecto, con los mismos conceptos y montos que ya se trabajaron: no se vuelve a teclear desde cero. Si el cliente paga completo al momento, se timbra como pago en una sola exhibición (PUE); si va a pagar en abonos o después, se timbra como pago en parcialidades o diferido (PPD). Puedes ver el detalle de cuándo usar cada uno en facturación CFDI 4.0 para empresas de servicios.

4. El cobro se registra y, si aplica, se timbra el complemento de pago (REP)

Cuando el cliente paga, el cobro se registra ligado a esa factura y queda visible en cuentas por cobrar. Si la factura era PPD, ese pago es justamente el que exige un complemento de recepción de pagos (REP), con un plazo puntual para timbrarlo: el detalle del plazo y de la multa si se te pasa está en complemento de pago (REP): el plazo que tiene tu despacho y la multa si no lo cumples. Como el cobro ya quedó registrado contra su factura, saber qué REP falta por generar no depende de reconciliar aparte.

5. Todo queda visible en el portal del cliente

El cliente puede ver, desde su propio portal, el estado de su proyecto, sus facturas y sus pagos, sin tener que pedirte un estado de cuenta por correo cada vez que quiere confirmar qué ya pagó y qué le falta. Es el mismo dato que tú ya tienes en ServiWare, solo que expuesto a quien le corresponde verlo.

Un solo proyecto, no capturas sueltas

Paso	Qué se captura	Sobre qué registro
1. Iguala o cotización aceptada	Alcance, tarifa y conceptos ya autorizados	Proyecto
2. Horas y gastos	Tiempo del equipo y gastos reembolsables	Mismo proyecto
3. Factura	CFDI 4.0 en PUE o PPD según el pago	Mismo proyecto
4. Cobro y REP	Pago recibido y, si aplica, complemento de pago	Misma factura
5. Portal del cliente	Estado de proyecto, facturas y pagos	Mismo registro

Cinco pasos, un solo lugar donde vive el dato del cliente y su proyecto. Eso es lo que se pierde cuando la cotización vive en un correo, las horas en una hoja de cálculo y la factura se captura aparte: cada paso vuelve a pedir el mismo dato, y cada vez que se teclea a mano es una oportunidad de que algo no cuadre —o de que un complemento de pago se pase de su plazo sin que nadie lo note.

Preguntas frecuentes

¿La factura se captura aparte del proyecto?
No. La factura se genera desde el proyecto, con los mismos conceptos y montos que ya se trabajaron ahí, sin volver a teclearlos.

¿Cómo sé si debo facturar en PUE o en PPD?
Depende de cómo te paga el cliente: si paga completo al momento es PUE; si paga en abonos o después es PPD, y cada abono que recibas después de esa factura requiere su complemento de pago (REP).

¿El cliente puede ver el estado de su proyecto sin pedírtelo por correo?
Sí. Desde el portal del cliente puede consultar el estado de su proyecto, sus facturas y sus pagos directamente.