De la merma al aviso: el flujo en VendeWare

Este es un recorrido de producto, no el caso de ningún cliente real: describe cómo se conectan las pantallas de VendeWare, sin cifras inventadas ni un comercio en particular. La pregunta que resuelve es en qué momento del registro de una merma ya se decidió —sin que nadie lo haya notado— si esa pérdida también va a poder deducirse del ISR (según lo visto en la merma que registras no siempre es deducible: falta el aviso de destrucción al SAT).

1. La sucursal reporta mercancía dañada o caducada

Todo empieza en el módulo de Mermas, con el formulario "Nueva merma o destrucción": se elige el motivo (caducidad, daño, pérdida u otro), la sucursal y, si aplica, un número de acta de destrucción. Por cada renglón se captura el producto (por referencia libre o eligiendo el producto y almacén reales del catálogo), el lote, la cantidad y el costo unitario. En este punto la merma queda en estado borrador: todavía no se ha tocado el inventario.

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2. Se confirma la merma y el inventario baja de inmediato

Al presionar "Confirmar" en el detalle de la merma, VendeWare descuenta el inventario real del almacén elegido en cada renglón —de forma inmediata y auditable— y marca la fecha de confirmación. Si falta existencia, la confirmación se detiene y la merma se queda en borrador: no confirma a medias. Este es el momento en que, operativamente, la pérdida ya es un hecho consumado: el producto salió del inventario.

3. El acta de destrucción, cuando existe, no es el aviso al SAT

El campo de acta que se capturó en el paso 1 documenta el acto físico de la destrucción —el trámite que, por ejemplo, COFEPRIS exige a una farmacia—. Es un dato útil, pero no es el mismo trámite que el aviso de destrucción de mercancía que exige el Reglamento de la LISR ante el SAT (arts. 107 y 108), que aplica a cualquier comercio con mercancía que perdió su valor, no sólo a los regulados sanitariamente. Nada en esta pantalla, ni antes ni después, pregunta si ese aviso ya se presentó.

4. La merma confirmada llega a la contabilidad del ejercicio

Con la merma confirmada, su costo total queda disponible como una salida de inventario del ejercicio en curso, lista para incorporarse a la determinación del resultado fiscal cuando se prepare la declaración anual. En este punto del flujo, la deducibilidad de esa merma —si va a reducir o no el ISR del ejercicio— depende exclusivamente de si, en su momento, se presentó el aviso ante el SAT: un trámite que ocurre fuera de VendeWare, en la página de internet del SAT, y del que el sistema no guarda ningún rastro.

Qué guarda el sistema y qué sigue siendo tuyo

Etapa	Qué guarda VendeWare	Aviso al SAT: quién lo lleva
1. Nueva merma (borrador)	Motivo, sucursal, acta, renglones y costo	Tú, fuera del sistema (el plazo del art. 107/108 ya pudo estar corriendo)
2. Confirmación	Descuento real de inventario, fecha de confirmación	Tú (ningún campo pregunta si se avisó)
3. Acta de destrucción	Número de acta (documenta el acto físico)	Tú (el acta no sustituye el aviso fiscal)
4. Cierre del ejercicio	Costo total de la merma, disponible para la declaración	Tú (la deducibilidad depende del aviso, sin registro en el sistema)

En ninguna de las cuatro etapas existe un campo, un estatus o una alerta que diga "esta merma ya tiene su aviso al SAT" o "todavía no". Puedes estimar cuánto representa eso, con tus propios números, en la calculadora de exposición por mermas sin aviso al SAT.

Preguntas frecuentes

¿VendeWare impide confirmar una merma si no se presentó el aviso al SAT?
No. La confirmación sólo valida que exista inventario suficiente para descontar; no verifica ni bloquea nada relacionado con el aviso fiscal de destrucción de mercancía.

¿El campo de acta de destrucción cubre el aviso al SAT?
No. El acta documenta el acto físico de destrucción (por ejemplo, la que exige COFEPRIS a una farmacia); el aviso de los arts. 107/108 del Reglamento de la LISR es un trámite fiscal distinto, ante el SAT.

¿Qué pasa con el inventario si la merma se cancela después de confirmada?
Este recorrido cubre el camino de confirmación; cancelar una merma ya confirmada es un caso aparte que no revierte automáticamente el movimiento de inventario ya aplicado.